Уважаемые Дамы и Господа!

Перед Вами встала задача найти YPS, личного помощника или хотя бы хорошего личного секретаря.

- Нет ничего проще! – подумали Вы.

- Невозможно! – убедились Вы через пару недель.

Но верьте мне, выход есть! Готов поделиться с Вами своим соображениями и наблюдениями и советами, чтобы помочь сэкономить время и силы:

В финансовый кризис на рынке труда произошли глобальные изменения. Работодатель ликует: в интернете бесконечное количество резюме соискателей: личный секретарь, личный помощник, референт, офис-менеджер на самый взыскательный вкус. Выбирай!

Осторожно!

Это изобилие - мираж. При детальном рассмотрении большинство кандидатов стали жертвой увольнения в нелегкие для компаний времена. А, как известно, терпящий бедствие корабль в первую очередь избавляется от балласта… Но и очень хороший личный секретарь оказывается за бортом в критической ситуации. Ваша задача «выловить» именно таких.

«Адекватность»

Адекватность личного секретаря, личного помощника легко определяется его материальными претензиями. И если Ваш личный секретарь, измеряет свой профессионализм уровнем своих потребностей, т.е. «хочу получать больше, чем раньше», смело можно ставить «минус». Профессиональный личный секретарь даже в тяжелые для его профессии времена отлично зарабатывает! А если попадает-таки под сокращение, в течение 7-14-ти дней находит работу. И предложений у него будет несколько. Он сам выбирает своего будущего VIP, своего патрона и руководителя, которому отдает всё свое время и силы, ради единственной цели – УСПЕХА человека, который оценит и достойно оплатит эти усилия. Вам нужен именно такой помощник!

Подумайте, чем Вы можете завлечь хорошего секретаря, а главное удержать.

Ваши козыри: достойная зарплата, система поощрений, специальных льгот и условий, например страховка, предоставление в пользование секретаря автомобиля, современные средства связи и т.д. При этом и Ваши требования к объему и качеству исполняемых помощником поручений и задач, должны быть соразмерны предоставляемым специальным условиям.

Найти идеального секретаря сложно, но возможно!

Не придавайте такого серьезного значения резюме соискателя. Всё-таки резюме эпистолярное творчество, талантливое или бездарное. Как правило важная, интересующая Вас информация отсутствует. А вот на грамматические ошибки обратите особое внимание, они недопустимы в документах, которые будет готовить Ваш личный секретарь. Первое общение с кандидатом по телефону всегда показательно: приветствие, стиль и манера общения, интонация голоса, даже междометия и слова-паразиты многое говорят о соискателе. Ваш звонок по мобильному телефону может настичь YPS в неудобное время и в неудобном месте. Не сочтите за труд, перезвоните ему позже. Соискатели часто любят «с места в карьер» задавать множество вопросов работодателю. Обратите внимание на приоритетные вопросы, они могут сразу охладить Ваш пыл встречаться с кандидатом.

При личной встрече нет мелочей! Обращайте внимание на любую, даже самую незначительную, мелкую деталь.

Опоздание без предупреждения и извинений, отсутствие приветствия, во время беседы прерывание на мобильные звонки, жвачка, запах пота, грязные волосы, небрежная одежда и т.п. У человека, называющего себя – личный секретарь, это признаки профнепригодности. Не ставлю диагноз, но Вас должны насторожить кандидаты во всем черном или в  слишком яркой одежде, сугубо интересующиеся психологией или частной жизнью звезд. Обкусанные ногти, нервозность, на вопрос: «Где?» отвечает: «Когда» – тоже неутешительные симптомы. Будущий личный помощник приходит на собеседование с бутылкой минеральной воды или лимонада, и постоянно отпивает из нее. Посмотрите на зрачки, они, возможно, укажут на признаки наркомании…

Самый простой вопрос: «Почему вы решили стать личным помощником?» или «Почему вас интересует вакансия: личный секретарь (тайм - менеджер)?» – отличный мини-тест на интеллект, эрудицию, общий культурный уровень, сообразительность и обаяние. Полезно задать кандидатам и несколько профессиональных вопросов, например, по делопроизводству или обязанностям личного секретарая, опытные секретари привыкли делать и говорить «а у нас на фирме всегда…». Понять, сможет ли он перестроиться под Вас, вот это важно!

Подбор личного секретаря, личного помощника - самый трудоемкий процесс.

Нужно четко понимать и знать, что самое главное должно быть в кандидате: внешние данные (привлекательность, эффектность, море обаяния) или профессиональные качества (собранность, четкость, организованность, выполнение нескольких дел одновременно), быстрота и стремительность реакции или спокойствие и уравновешенность и т.п. Не увлекайтесь особенно психологическими тестами, грязные ногти могут перечеркнуть все самые отличные показатели многочасового тестирования.

Если Вы сомневаетесь и думаете: «Что-то здесь не так…», задавайте Вашему будущему личному помощнику вопросы на любую тему, начиная со слов: «ПОЧЕМУ…?». К сожалению, мало кто умеет правильно логически выстраивать ответы. Следствие и причина путаются местами,  да, и лексический запас оставляет желать лучшего.

Еще раз вспомните о компромиссе: хороший  личный секретарь ценен своим потенциалом! Для перспективного личного секретаря не жалко организовать и дополнительное обучение: языковые курсы, специальные семинары и тренинги (можно и на Бали) лишь бы был результат. При подборе персонала нельзя руководствоваться принципом: «нравится не нравится», но куда от этого деться… Постарайтесь  тем не менее, контролировать свою субъективную оценку и не давайте воли эмоциям.

P.S. Прошу прощения за назойливость, но если мои советы Вам не помогли, можете обратиться лично, через раздел КОНТАКТЫ (обратная связь).

С уважением, возможно, Ваш будущий личный секретарь и помощник –YPS!