● Основные должностные обязанности YPS

1.        Планирует рабочий день VIP (встречи, звонки, приемы, пр.). Time management. Составляет расписание на день, неделю, месяц, квартал, полугодие, год. По запросу VIP,  готов дать исчерпывающую информацию о запланированном «событии», его характере, дате, времени  и месте проведения. Предоставить максимально полные данные о лицах – участниках «события»:  имена, краткое описание характера, привычек, пристрастий и других, интересующих VIP сведениях и данных.

2.        Осуществляет техническое обеспечение деятельности VIP (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.).

3.        По поручению VIP составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

4.        Выезжает по заданию VIP в краткосрочные и долгосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных VIP.

5.        YPS досконально знает и эксклюзивно владеет информацией о:

* личных данных VIP, о его семье, ближайших родственниках и друзьях (в пределах, допустимых по мнению  VIP);

* адресах  мест проживания VIP, мест отдыха VIP, нахождения VIP в любое время суток;

* номерах телефонов, электронных адресах, других способах связи с VIP;

                       * структуре бизнеса VIP

6.        YPS знает оборудование и техническое оснащение современного офиса:

* принципы и методы администрирования;

* стандарты делопроизводства;

* правила делового общения, телефонных переговоров;

* порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;

* правила внутреннего трудового распорядка офиса VIP;

* личный график VIP.

7.        Знает иностранные языки и постоянно совершенствует имеющиеся навыки.

8.        Сопровождает VIP на встречах, в поездках, пр.

9.        Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

10.    Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия VIP.

11.    По поручению VIP согласовывает отдельные вопросы с государственными учреждениями, с организациями любой формы собственности, другими подразделениями и структурами, доводит до них указания и распоряжения, запросы, решения и прошения VIP; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

12.    Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых VIP, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их VIP.

13.    Ведет делопроизводство, получает адресованные VIP почтовые и телеграфные, факсимильные, электронные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает полученную информацию VIP.

14.    Ведет запись и организует встречи, переговоры и другие мероприятия  VIP. Заблаговременно оповещает VIP о запланированных событиях.

15.    Получает по поручению VIP в государственных органах, органах местного самоуправления и прочих организациях  и учреждениях документы и информацию, необходимые VIP.

16.    Выполняет разовые поручения VIP , по определенному VIP направлению. Максимально быстро выполняет их и докладывает результат.

17.    Выполняет иные поручения VIP  в рамках служебных отношений, не противоречащих Законам РФ.

18.    YPS подчиняется непосредственно VIP и только ему.

Список обязанностей формируется на основе требований VIP и может быть расширен или узконаправлен по согласованию с YPS.

 

http://ol-love.ru